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[常見問題] 什麼是香港公司秘書？

Byron Chan

三月 26, 2024

4 分鐘長

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重點

公司秘書是香港公司的高級職位，充當公司與政府機構之間的聯絡人

根據香港公司條例第154條，每間香港公司均須提名一名公司秘書，並由公司董事會委任

公司秘書可以一名香港居民，或持有TCSP牌照的香港企業服務供應商

外判公司秘書職位的價格從每年 1,500 至 15,000 港元不等。服務水準取決於公司的需求和複雜性。

什麼是香港公司的公司秘書？

公司秘書（又稱特許秘書）是香港公司的高級職位，主要充當公司與香港政府機構之間的聯絡人，必須由公司董事任命。公司秘書的職責是確保其負責的公司遵守與其行業相關的所有政府法規，並幫助維持董事會運作暢順。

根據香港《公司條例》第 154 條，法律要求每家香港公司需提名一名公司秘書。

如果香港公司未能提名公司秘書而該職位仍然空缺，該公司及其董事可被罰款。此規則也應用於已停止業務的公司。

擁有公司秘書除了合規之外，還有很多好處。對於新企業來說，公司秘書擁有豐富的知識，董事會可以向他們尋求建議。

對外國企業而言，公司秘書可以作為香港代表，讓他們隨時了解可能影響其業務的任何法規變更。

香港公司的公司秘書有兩種類型：擔任公司秘書的個人（又稱自然人）和擔任公司秘書的法人團體。

擔任公司秘書的個人（自然人）必須是香港居民。此人可以擔任公司董事，如果董事人數超過一名，也可以擔任公司秘書。但是，如果公司只有一名董事，則該董事不能擔任公司秘書。

擔任公司秘書的個人必須至少符合以下要求之一：

適合企業的優秀公司秘書將是了解您的企業如何運作以及您的行業如何運作的人（對於保險經紀人、擁有證監會牌照的企業和上市公司尤其重要）。
這使公司秘書能夠預見您可能遇到的任何法律問題，並幫助您解決這些問題。優秀的公司秘書也應該具有高度的組織能力，並且能夠在需要時翻出任何過去的文件。

擔任香港公司秘書的法人團體通常是提供服務的會計師事務所或律師事務所。提供公司秘書服務的法人團體必須在香港擁有營業地址並持有申請信託或公司服務提供者執照（TCSP）。

外判公司秘書職位取決於您公司的需求，包括您的業務規模及其複雜性。例如，如果您的公司有兩名董事，文書工作有限，基本上處於休眠狀態，那麼讓其中一名董事擔任公司秘書可能是最具成本效益的選擇。

但是，如果您的公司很活躍，那麼外判公司秘書可能會更有效，因為您只需少許僱用全職員工成本，就可獲得相同的服務。

如果您是一手包辦公司業務並創辦公司的個人(one-man-band)，另一個不錯的選擇是支付線上公司秘書如Sleek 和 Osome 等。

會計師事務如 Yau & Wong 通常會為活躍的中小企或目前公司秘書已經無法滿足需求的企業提供服務。

使用外判公司秘書服務提供者的費用從每年 1,500 至 15,000 港元以上不等，具體取決於所需的服務水準和公司結構的複雜程度。

具有唯一董事和唯一股東且合規的簡單公司結構可以利用費用較低的服務提供者。
這些服務提供者通常提供標準化服務，並在東南亞派駐員工以降低成本，並且通常會針對個別服務（如提交週年申報表）收取額外的費用。
雖然這些服務提供者的價格更便宜，但他們往往缺乏深入的知識，並且只能提供非常基本的服務水準。

擁有多個實體公司和公司結構稍微複雜的公司最好選擇提供更高水準服務和專業知識的會計師事務所提供服務。
這些服務提供者通常對每個實體公司每年收取 4,000 至 8,000 港元之間的費用。

公司秘書是公司與稅務局或香港公司註冊處等政府監管機構之間的聯絡橋樑。公司秘書有責任確保公司遵守香港公司條例的法律要求。

公司秘書的主要職責包括：

主要職責	描述
遵守	確保您的企業遵守並隨時更新與您所在行業相關的所有當地法規。
聯絡	作為您公司和政府之間的聯絡點，讓所有利害關係人了解政府規則和法規的最新情況。
內部管理	安排和出席董事會會議、準備會議記錄並確保所做的決策符合公司政策和香港法律。
管理諮詢	透過向董事會提供建議來幫助制定公司政策和策略。
股份管理	管理股份分配和轉讓，同時確保股份變動正確記錄並符合當地法律。
法定帳簿和記錄	維護公司的法定帳簿，包括登記冊、決議、會議記錄和財務報表，確保它們是最新的並在需要時隨時可用。
周年申報表	確保周年申報表和所有相關文件按時提交給相關當局。
公司印章管理	確保所有公司印章和蓋章安全，記錄其使用時間和方式，並確保僅在授權時使用。
結構性變化	如果公司結構、董事或地址發生變更，則向公司註冊處提交表格。
解散協助	協助公司依法解散。