工資名單是公司向員工支付其工作報酬的過程，同時考慮到稅收和福利。這個過程重複且耗時，但絕對有必要確保公司中的每個人都能按時獲得正確的報酬。在本文中，我們將介紹工資發放程序的基礎知識，以及如何為您的營運選擇合適的薪酬管理系統。
什麼是工資名單？
工資名單是對員工為公司成功做出的貢獻進行補償的過程，通常由會計或人力資源部門負責。它涵蓋了員工薪酬的各個方面，包括準備支票或銀行轉帳，以及全年保存每位員工的工資記錄。
雖然公司向員工付款看似簡單，但仍有幾個關鍵因素需要考慮。為每位員工維持統一的薪資流程可以助您避免錯誤，並遵守相關的稅務規則。對大多數企業而言，工資發放流程可以分為五個基本步驟：
- 選擇薪酬管理或出糧系統。
- 制定工資政策。
- 收集員工資訊並設定自動存款。
- 批准並提交工資名單。
- 製作工資記錄並存檔。
工資發放流程涉及的步驟比我們看到的要多。不過，一旦您初步完成了工資系統設置，工作流程就會變得更加容易管理。
薪酬管理系統如何運作？
薪酬管理系統能讓您快速且有效率地處理工資名單，從而有更多的時間和精力專注於您的業務。
薪酬管理系統負責處理支付工資和申報工資稅的所有事宜。此外，它們還用於追蹤工作時間、計算收入、列印和遞送支票等。
許多企業使用 Excel 來管理工資，但使用薪酬管理系統來自動化流程的趨勢日益增長。
使用薪酬管理系統的好處
薪酬管理系統對僱主的輸入要求極低。例如，稅法的變更會透過軟體自動更新，這意味著企業不必擔心是否合規。這對僱主而言有著許多連鎖效益。
節省時間
薪資管理並不是一項有趣的工作；雖然它是必要的，但負責薪資的角色通常不會喜歡這些重複性工作。薪酬管理系統的一大優勢是，它能夠讓僱主的工作變得更加輕鬆，並幫助他們節省時間，將這些時間更有效地投入到企業的其他方面。
減少錯誤
薪酬管理系統的優勢在於，通過其資料庫和自動化排程，能大大減少人工錯誤的可能性，確保員工能夠準時獲得他們應得的薪酬。
選擇薪酬管理系統時應考慮的因素
在為公司選擇合適的薪酬管理系統時，有許多因素需要考量，包括功能、易用性、支援服務、整合性等。以下是選擇時應注意的幾個關鍵因素：
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易於使用的介面
如果用戶無法輕鬆上手及總是需要幫助，即使是再優秀的軟體也沒有用。例如快速訪問常用功能、輕鬆安排支付等功能，是薪酬管理系統能夠真正節省時間的地方。
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會計軟體整合能力
雖然薪資管理有時候是其他系統（如人力資源管理軟體、企業資源規劃（ERP）軟體或會計軟體）的功能之一，但這些功能通常很有限，只能管理少數員工。隨著業務擴展，員工數量穩步增加；這意味著您將需要處理更複雜的薪資，因此需要增加專門處理薪資的功能，如招聘、報告能力、會計帳簿和工時表等。您選擇的軟體必須能與其他系統整合，以簡化流程並節省時間。
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軟體類型
雲端軟體提供遠程存取，具有較低的建設成本和維護成本，但風險在於將數據儲存在遠端伺服器上。
獨立軟體則提供更大的控制權，但可能需要較高的維護成本。
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技術支援
優質的技術支援往往被低估，只有在最需要的時候才會真正體會到它的價值。能夠迅速理解您的問題，並提供實際解決方案的技術支援，能夠節省大量時間並減少麻煩。擁有良好的知識庫也非常有幫助，尤其在您需要快速查詢時。
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自動化功能
如果薪資流程不需要頻繁更改設置，您的軟體應該能夠自動處理薪資。您可以將它設置為無論在工作中還是休假時，都能自動運行，並具備自動審核功能。
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員工自助服務
自助服務可讓員工方便地查閱其薪資信息。企業可以通過讓員工自行輸入和更新個人資料、福利選擇等，以節省時間和成本。
外判薪資服務？
外判薪資服務讓您可以將數據輸入、計算、薪資處理和其他行政工作外判，免去管理軟體的麻煩。
許多新興和快速成長的企業通常會選擇外判薪資管理和會計等工作，因為這樣能夠節省時間，並降低聘用內部會計或人力資源主管所需的成本。
Yau and Wong 提供薪資服務，助您節省時間和成本，同時處理所有交易記錄、發票、收據、政府表格，提供每月財務報告和CFO審查。
